Gastos y costes de un bar o restaurante: guía con porcentajes

Los gastos y costes de un bar o restaurante se dividen en dos grandes bloques: costes directos (materia prima y personal, que suelen comerse más de la mitad de la venta) y gastos de estructura (alquiler, suministros, gestoría, seguros, software, mantenimiento e impuestos). Si los conoces antes de abrir y los mides cada mes después, sabrás si tu local en la Costa del Sol gana dinero o solo mueve caja.

Te los explico tal y como los reviso cuando entro en un negocio, con los porcentajes que uso como referencia.

Diferencia entre coste y gasto en hostelería

En el día a día se usan como sinónimos, pero no lo son:

• Coste: lo que necesitas para producir lo que vendes. Si no hay comandas, baja. Son la materia prima y la mano de obra de cocina y sala.
• Gasto: lo que pagas para que el negocio exista, venda poco o mucho. Alquiler, gestoría, seguros, licencias de software, mantenimiento.

La diferencia importa porque se gestionan distinto. Los costes se controlan con procesos (escandallos, inventarios, cuadrantes). Los gastos se negocian una vez y se vigilan para que no crezcan sin que te des cuenta.

Cuánto debería pesar cada partida sobre la venta

No hay dos locales iguales, pero esta es la tabla orientativa con la que trabajo para un restaurante de servicio en mesa. Los porcentajes se calculan sobre la venta sin IVA:

Partida	Rango orientativo	Señal de alarma
Materia prima (comida y bebida)	25% a 33%	Por encima del 35%
Personal (salarios + Seguridad Social)	30% a 35%	Por encima del 40%
Alquiler	6% a 10%	Por encima del 12%
Suministros (luz, agua, gas)	3% a 6%	Subidas sin más venta
Resto de gastos de estructura	8% a 12%	Partidas que nadie revisa

Materia prima más personal es lo que en el sector se llama prime cost. Si supera el 65% de la venta, el resto de la cuenta ya no tiene margen para salir bien.

Costes de un bar o restaurante

Materia prima

Es el coste de todo lo que entra por la puerta de proveedores: comida, bebida, café, pan, hielo. Para controlarlo de verdad necesitas tres herramientas:

• Escandallos de cada plato y bebida, con precios actualizados. Si no los tienes, empieza por la guía de escandallos para calcular el coste de cada plato.
• Inventario mensual (o semanal en partidas caras como pescado, marisco o destilados). Te explico cómo montarlo en cómo hacer inventarios en restaurantes.
• Comparar proveedores al menos dos veces al año y negociar condiciones de pago, no solo precio.

En la costa, la estacionalidad complica todo: en julio compras el triple que en noviembre. Ajusta pedidos y mínimos con tus proveedores antes de que llegue el pico, no durante.

Personal

Es el coste que más me preocupa cuando analizo un local, porque es el más rígido y el más difícil de corregir sin dañar el servicio. Incluye:

• Salario bruto según las tablas del convenio de hostelería de Málaga, con sus dos pagas extra.
• Cotizaciones a la Seguridad Social a cargo de la empresa, que suman aproximadamente un tercio sobre el bruto.
• Pluses: nocturnidad, festivos trabajados, manutención, vestuario.
• Coste de la rotación: cada persona que se va te cuesta selección, formación y errores en sala.

La forma de bajar este porcentaje no es pagar menos, sino organizar mejor los turnos. Lo detallo en cómo reducir el coste de personal en hostelería.

Gastos de un bar o restaurante

Alquiler del local

Es el gasto fijo más pesado. Además de la renta mensual, cuenta con la fianza legal, las posibles garantías adicionales que pida el propietario y, en muchos locales de la costa, un traspaso. Antes de firmar, haz el número al revés: con la venta realista que esperas, ¿el alquiler queda por debajo del 10%? Si no, el local es caro para tu concepto, aunque la ubicación sea buena.

Suministros

Luz, agua y gas. En cocina, la factura eléctrica se dispara por las cámaras, la extracción y el lavavajillas. Algunas medidas que funcionan:

• Revisar la potencia contratada y la tarifa al menos una vez al año.
• Protocolos de encendido y apagado de equipos por turno.
• Mantenimiento de juntas y motores de cámaras: una puerta que no cierra bien se paga cada mes.

Gestión y administración

Gestoría laboral y fiscal, seguros (responsabilidad civil, continente y contenido), prevención de riesgos laborales, control de plagas, software de TPV y reservas, comisiones de datáfono y de plataformas de reparto. Por separado parecen poco; juntos pesan.

Mantenimiento y reposición

Menaje roto, cristalería, reparaciones de maquinaria, limpieza de campana y conductos. Reserva una partida mensual aunque ese mes no se rompa nada: el mes que se rompe la cámara llega siempre en agosto.

Impuestos y tasas

Aquí entran el impuesto de sociedades o el IRPF si eres autónomo, la cuota de autónomos, las tasas municipales (basura, terraza, vados) y el IBI si el propietario lo repercute. El IVA en hostelería no es un gasto, pero es dinero que pasa por tu caja y tienes que apartar para cada trimestre.

Costes de apertura que no debes olvidar

Si todavía no has abierto, a los gastos mensuales súmales la inversión inicial: obra y adecuación, salida de humos, maquinaria, mobiliario, licencias y proyecto técnico, primer stock, formación del equipo antes de abrir y un colchón de tesorería para los primeros meses. En la Costa del Sol, la estacionalidad hace que ese colchón tenga que cubrir al menos una temporada baja completa.

Si estás en esa fase, en mi servicio de apertura de restaurantes trabajamos el plan de costes antes de firmar nada.

Cómo controlar los gastos cada mes

1. Cierra una cuenta de resultados mensual, aunque sea sencilla: venta neta, materia prima, personal, gastos fijos y resultado.
2. Compara siempre en porcentaje, no solo en euros. En agosto gastas más, pero también vendes más.
3. Revisa una partida a fondo cada mes: un mes seguros, otro suministros, otro software. Así nada se queda dormido.
4. Calcula tu punto de equilibrio: cuánto tienes que vender para cubrir todo. Con eso sabrás cuánto se gana realmente con un bar, restaurante o cafetería como el tuyo.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto debería gastar un restaurante en personal?

Como referencia, entre el 30% y el 35% de la venta sin IVA, sumando salarios y Seguridad Social. Por encima del 40% suele haber un problema de organización de turnos o de venta insuficiente.

¿Qué porcentaje de la venta debe ser materia prima?

En un restaurante de servicio en mesa, lo habitual es moverse entre el 25% y el 33%. Depende del concepto: el marisco o la carne madurada suben el porcentaje, el café y las copas lo bajan.

¿Cuánto debería costar el alquiler de un bar?

Lo sano es que no supere el 10% de la venta sin IVA que esperas de forma realista. Si para pagarlo necesitas llenar todos los días, el local es caro para tu concepto.

¿Cuál es la diferencia entre coste y gasto en hostelería?

El coste está ligado a lo que produces y vendes, como la materia prima y la mano de obra. El gasto es lo que pagas para que el negocio funcione aunque no vendas, como el alquiler, la gestoría o los seguros.