Cómo hacer los horarios en hostelería paso a paso

Para hacer los horarios en hostelería empieza por la curva de venta por franjas, calcula cuántas personas necesitas en cada una, encaja los turnos respetando el convenio (jornada, descansos entre turnos y libranzas) y publica el cuadrante con antelación. Un buen cuadrante ajusta el coste de personal y, a la vez, es lo que más retiene a tu equipo.

He hecho cuadrantes para locales de barrio y para un beach club con más de cien personas en agosto. Este es el método que uso.

Paso 1: saca la curva de venta

Exporta de tu TPV la venta (o los tickets) por franjas de 30 minutos de las últimas cuatro a ocho semanas, separando cada día de la semana. Verás algo así: un pico de 13:30 a 15:30, un valle largo por la tarde y otro pico de 20:30 a 23:00, con diferencias claras entre un martes y un sábado.

En la costa añade una capa más: la temporada. No sirve el cuadrante de mayo para agosto ni el de agosto para noviembre.

Paso 2: traduce la venta a personas por franja

Para cada franja, decide cuántas personas necesitas en sala, barra y cocina. En sala, parte de los comensales simultáneos y de tu ratio de servicio; te dejo los rangos que uso en cuántos camareros por mesa necesita un restaurante. En cocina, piensa en partidas: a partir de cierto volumen necesitas a alguien en frío, en caliente y en el pase.

Una referencia útil es la venta por hora trabajada: venta prevista en la franja dividida entre las horas de personal. Si una franja queda muy por debajo del resto, sobra gente; si queda muy por encima, el servicio va a sufrir.

Paso 3: diseña los turnos

Turnos escalonados

En lugar de que todos entren a las 12:00 y salgan a las 17:00, escalona: uno entra a las 11:00 para mise en place, dos a las 12:30, uno de refuerzo de 13:30 a 16:30. Igual en las salidas. Es la forma más eficaz de reducir el coste de personal sin quitar a nadie del pico.

Turno partido o continuo

El partido cubre bien los dos picos, pero desgasta mucho a quien vive lejos del local. El continuo es más atractivo para el trabajador y más fácil de cubrir con dos turnos solapados (mañana y tarde). Si puedes, combina: continuos para la mayoría y partidos voluntarios, mejor compensados.

Roles fijos y polivalentes

Ten claro quién abre, quién cierra y quién hace caja en cada turno. Las personas polivalentes (barra y sala, o cocina y office) te salvan los días de baja.

Paso 4: comprueba que cumples la normativa

Revisa el cuadrante con el Estatuto de los Trabajadores y tu convenio provincial. En el caso del convenio de hostelería de Málaga, los puntos clave son:

Aspecto	Qué tener en cuenta
Jornada	1.800 horas anuales de trabajo efectivo, que en general corresponden a 40 horas semanales
Horas ordinarias diarias	Como norma general, un máximo de 9 horas de trabajo efectivo
Descanso entre jornadas	12 horas como mínimo; en comedor, bar y cocina puede calcularse en periodos de hasta cuatro semanas, sin bajar nunca de 10 horas
Pausa en jornada continuada	Si la jornada continuada supera las 6 horas, al menos 15 minutos de descanso (Estatuto de los Trabajadores)
Descanso semanal	Día y medio ininterrumpido, acumulable según lo previsto en el Estatuto y el convenio
Nocturnidad	Las horas entre las 22:00 y las 6:00 tienen un recargo del 25% sobre el salario base
Registro horario	Obligatorio: entrada y salida de cada persona, cada día

Recuerda que el tiempo de trabajo efectivo empieza cuando la persona está en su puesto, uniformada y lista. Si quieres que se cambien antes, planifícalo dentro del turno.

Paso 5: publica con antelación y escucha

• Publica el cuadrante con al menos una semana de margen, mejor dos. La queja número uno que escucho en las entrevistas de salida es no poder organizar la vida personal.
• Rota los turnos difíciles (cierres, domingos, partidos) de forma equitativa.
• Recoge preferencias y días que alguien necesita libres antes de hacer el cuadrante, no después.
• Define cómo se piden los cambios entre compañeros y quién los aprueba.

Un cuadrante justo y estable es una de las mejores armas contra la rotación de personal en la Costa del Sol.

Excel o software de turnos

Para un local con pocos empleados, una plantilla de Excel funciona: empleados en filas, días en columnas, horas de entrada y salida y un total semanal por persona que te avise si te pasas de jornada. Cuando la plantilla crece o tienes varios locales, compensa un software de turnos que:

• Cruce el cuadrante con la venta prevista.
• Avise si incumples descansos o jornada.
• Envíe el horario al móvil de cada persona.
• Integre el fichaje y el registro horario.

Paso 6: revisa cada semana

Compara lo planificado con lo real: horas extra, venta por hora trabajada por franja y días en los que faltaron o sobraron manos. Ajusta el siguiente cuadrante con esos datos. Si quieres saber qué indicadores mirar, los tienes en métricas y KPIs para restaurantes.

Y si lo que te falta es el equipo para llenar esos turnos, en mi servicio de selección y formación de equipos de hostelería te ayudo a encontrarlo y a organizarlo.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas horas puede trabajar un camarero al día?

Como norma general, un máximo de 9 horas ordinarias de trabajo efectivo al día, salvo lo que establezca el convenio aplicable, y siempre respetando el descanso entre jornadas.

¿Cuánto descanso debe haber entre dos turnos en hostelería?

El mínimo general es de 12 horas. En el convenio de hostelería de Málaga, para comedor, bar y cocina puede computarse en periodos de hasta cuatro semanas, sin bajar nunca de 10 horas entre jornadas.

¿Con cuánta antelación hay que publicar el cuadrante?

Revisa lo que diga tu convenio sobre el calendario laboral. Como buena práctica, publícalo con al menos una semana de antelación para que el equipo pueda organizarse.

¿Es mejor el turno partido o el continuo en un restaurante?

El partido cubre bien los picos de comida y cena, pero desgasta más. El continuo, con dos turnos solapados, suele retener mejor al equipo. Muchas veces la mejor opción es combinarlos.